UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA
"JÚLIO DE MESQUITA FILHO"
Reitoria
 
     
 
Jornal UNESP :::
Agosto/2006 – Ano XX – nº 214   [Voltar]
 
:: OPINIÃO ::

O sistema de arquivos e a preservação da memória da UNESP
Célia Reis Camargo

A mudança da sede da Reitoria da UNESP para o centro da cidade de São Paulo tem promovido um processo semelhante ao que ocorre na nossa vida pessoal quando temos que mudar de casa: avaliamos tudo o que possuímos e consideramos o que deve (e pode) ser levado e o que será deixado para trás. Na Reitoria, como muito do que temos está no suporte papel, a mudança tem desencadeado um interessante processo de avaliação da documentação e, mais que isso, tem fomentado a reflexão sobre as formas de gestão dos arquivos e da memória, em toda a Universidade.

Durante os meses de março e abril, as historiógrafas do Centro de Documentação e Memória da UNESP (Cedem) Solange de Souza e Jacy Barletta visitaram todos os setores da Reitoria, orientando a avaliação dos documentos produzidos e acumulados, visando indicar os conjuntos que poderiam ser eliminados. Elas tomaram como base o Decreto Estadual n.º 48.897, de 27 de agosto de 2004, que define normas de gestão da documentação para todos os órgãos do serviço público do Estado, versando inclusive sobre os tipos de documentos passíveis de eliminação, desde que estejam prescritos seus prazos de guarda.

O trabalho foi muito positivo. Além de contribuir para a otimização do espaço físico do novo prédio, evidenciou a carência de uma orientação efetiva e sistemática na organização dos documentos e informações. Raros foram os setores onde não se instalou um grande envolvimento das pessoas no processo. Em todos eles foram arrolados os principais problemas de produção documental, de arquivos e de acesso às informações institucionais, gerando uma primeira versão dos procedimentos de trabalho que deverão ser implantados para que se cumpra integralmente o decreto estadual.

Desde a década de 1990, o Cedem empenha-se para que a Universidade implante o seu sistema de arquivos – a definição, para toda a UNESP, de normas de produção, organização, guarda e acesso aos documentos. Desde então, vem atuando na resolução de questões pontuais apresentadas pelas unidades universitárias, sobretudo com relação ao descarte. Em 2002, a equipe técnica do Centro realizou um levantamento sobre o estado de organização dos arquivos e documentos da instituição. Após visitas às unidades, foi elaborado um diagnóstico que fundamentou a implantação de um programa de capacitação na área de arquivística para os supervisores das seções de comunicações, oferecendo ferramentas de trabalho orientadas para a implantação do sistema de arquivos, promovendo a discussão e a troca de experiências. O decreto estadual veio acelerar o processo.

No entanto, para além das exigências legais, é importante considerar dois aspectos que sustentam a importância dos arquivos nas instituições universitárias. O primeiro diz respeito ao uso da documentação e sua utilidade no cotidiano da administração. Se bem organizados, os arquivos transformam-se em espaços de fácil localização e recuperação de informações necessárias para o desenvolvimento de todas as atividades. Se estiverem dispostos em um sistema de arquivos, tornam possível a articulação da área administrativa com a da informação científica e, conseqüentemente, com a da memória científica e institucional.

Surge daí o segundo e fundamental aspecto: o valor que a documentação possui como testemunho da vida da instituição, como repositório de seus conhecimentos e experiências, indispensáveis à continuidade de suas ações presentes e futuras. A administração do conhecimento científico produzido pela Universidade cumpre seus objetivos e atribuições produzindo imensa quantidade de documentos e informações nos mais variados suportes: papéis, discos magnéticos e óticos, além de sistemas informatizados de dados. Essa gama de informações, produzida em várias instâncias e por diversos agentes, não pode se perder.

Nos arquivos das instituições universitárias, é possível encontrar todo o contexto da produção do conhecimento: as relações intra e interinstitucionais; demandas sociais; diversas fases percorridas; implicações políticas, locais ou não; limitações de recursos; comportamentos institucionais predominantes; informações particularizadas sobre o perfil de alunos, professores e comunidades em que se circunscrevem; tendências de pesquisa ao longo do desenvolvimento institucional; enfim, todos os registros que informam, inclusive com caráter retrospectivo, o processo integral de construção do conhecimento.

Por isso, conjuntos documentais como atas, termos de convênio e acordos de cooperação, parcerias, correspondências, registros de eventos, relatórios de atividades, relatórios científicos parciais, projetos de pesquisa (aprovados ou não), propostas de trabalho, estudos institucionais, planos de aula e tantos outros são parte integrante do conhecimento gerado pela Universidade. No acesso a essa gama de documentos e informações é que se encontra, portanto, a possibilidade de conhecer e refletir sobre a administração e a produção do conhecimento científico. Daí a importância de termos os arquivos organizados e informatizados: eles são fonte de referência para o avanço do desenvolvimento científico e social, elementos de consolidação da identidade da instituição, registros de como se produz hoje a memória de amanhã.

Célia Reis Camargo é docente do Departamento de História da Faculdade de Ciências e Letras, campus de Assis, e assessora do Centro de Documentação e Memória da UNESP (Cedem)



 
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