Conseguir acessar rapidamente uma informação é uma condição necessária para agilizar as rotinas e tornar transparentes as gestões administrativas. Por isso, cada vez mais empresas e instituições, sejam elas públicas ou privadas, têm criado setores para cuidar de seus arquivos. A preservação e o acesso a documentos guardados em arquivos públicos é um direito garantido constitucionalmente, cabendo ao arquivista o tratamento integral para que eles sirvam de elemento de prova ou testemunho, caso sejam requisitados.

O arquivista é o profissional que cuida disso tudo. Ele identifica, avalia o que eventualmente pode ser eliminado, organiza, preserva e disponibiliza os documentos produzidos em qualquer tipo de suporte (papel, foto, filme, microfilme, disquete, CD-ROM e bancos de dados on-line) e de qualquer idade, administrativos ou históricos.

Ele pode atuar em arquivos de órgãos federais, estaduais e municipais, em arquivos médicos, jurídicos, eclesiásticos, empresariais, em escritórios de advocacia ou ainda em arquivos eletrônicos, fotográficos e de multimídia, entre outros.

O mercado exige um profissional crítico que atue tanto na construção como na difusão do conhecimento. Como ele tem de avaliar a importância dos documentos, necessita de uma base cultural sólida. Também precisa de conhecimentos teórico-metodológicos sobre gestão documental e de boa formação em informática.

A formação profissional, alicerçada na interdisciplinaridade, busca prepará-lo para refletir criticamente e tomar decisões nas rotinas de sua prática profissional, desenvolvendo habilidades para utilizar novas tecnologias aplicadas ao gerenciamento das informações registradas nos documentos de arquivo.