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Memória
Centro organiza gestão de documentos
Programa criado pelo Cedem reúne normas e procedimentos
para o descarte de arquivos da Universidade
Com o objetivo de preservar
o conjunto de informações e a identidade
da Unesp para as próximas gerações,
o Centro de Documentação e Memória
(Cedem) criou um programa de gestão de documentos
e dados arquivísticos com normas e procedimentos
para identificar os papéis que podem ou não
ser eliminados.
Voltado para os profissionais que atuam nas Seções
de Comunicação das Unidades Universitárias,
o programa gerou um encontro de capacitação
e de orientação técnica para o
descarte seguro de documentos de arquivo. O evento ocorreu
nos dias 1.º e 2 de julho, na Faculdade de Medicina,
câmpus de Botucatu.
Com a supervisão do Cedem, deuma empresa especializada
realizou o trabalho de descarte de documentos no Arquivo
Central da Reitoria. “Conseguimos referenciar dezoito
tipos de processos gerados de 1976 a 1994, que ocupavam
as prateleiras de arquivos e que hoje já podem
ser descartados”, explica Solange de Souza, historiadora
do Cedem e responsável pelo programa.
A historiadora lembra que a gestão de documentos
é uma maneira científica de preservação
do patrimônio arquivístico de uma instituição.
Esse trabalho torna possível o registro das atividades,
atribuições e competências que a
Universidade já executou.
Na gestão de documentos, uma das principais atividades
é a avaliação, que indica o tempo
para guardá-los e quais podem ser eliminados.
Solange explica que a preocupação com
a preservação e descarte surgiu em 1987.
A partir de 2002, quando o Cedem passou a ter uma parceria
com as Seções de Comunicação
das Unidades, o trabalho ganhou repercussão.
“As Seções sãoresponsáveis
por todos os registros de entrada e saída dos
processos na Unidade e o tráfego pelos arquivos”,
informa. O Programa de Gestão Documental foi
aprovado no Plano de Desenvolvi-mento Institucional
(PDI), com a proposta
de implantação de uma rede de arquivos
e instrumentos de política de gestão da
Unesp.
Fabiana Manfrim
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